Est-ce que mon syndicat de copropriété doit produire des déclarations d'impôt?

Puisque le syndicat de copropriété est considéré comme une personne morale soumise à la loi sur les impôts, l'entreprise est tenue à la production des déclarations d'impôt annuelles.

De façon générale, les syndicats de copropriété sont considérés comme des organismes sans but lucratif (OSBL), donc exonérés d'impôt.

Les syndicats qui ne produisent pas de déclarations fiscales risquent des pénalités financières. De plus, les nouvelles lois (telle la Loi16) imposent davantage de rigueur en matière de gestion, de façon à encourager une meilleure conformité.

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Est-il important de désigner les officiers d'un syndicat de copropriété au Registre des Entreprises?

Lorsqu’un syndicat de copropriété est immatriculé au Registre des entreprises du Québec (REQ), il est courant de déclarer uniquement les administrateurs élus au conseil. Pourtant, ommettre d’indiquer les fonctions spécifiques de ces administrateurs (ex. : président, trésorier, secrétaire) peut avoir des conséquences concrètes sur la gestion courante du syndicat, notamment en ce qui concerne les relations avec Revenu Québec et l’Agence du revenu du Canada (ARC).

Administrateurs vs officiers : quelle est la différence?

Un administrateur est une personne élue pour siéger au conseil d’administration. Un officier (ou dirigeant), en revanche, est un administrateur à qui l’on confie une fonction exécutive précise, par exemple :

Le président : signe les documents officiels et représente le syndicat.
Le trésorier : responsable des finances et des obligations fiscales.
Le secrétaire : tient les procès-verbaux et les registres officiels.

Ces fonctions doivent idéalement être désignées dans une résolution du conseil et déclarées au REQ.

Pourquoi c’est important de les déclarer?

Pour des raisons de conformité légale et administrative:
Les autorités fiscales et les institutions financières s’attendent à pouvoir identifier les personnes autorisées à signer des documents, produire des déclarations fiscales ou effectuer des changements administratifs. Si aucun officier n’est officiellement nommé au REQ, des retards ou des refus de traitement peuvent survenir.
Pour simplifier les communications avec les gouvernements:
Revenu Québec et l’ARC exigent souvent que ce soit le président ou le trésorier désigné qui communique avec eux, notamment pour :
- Obtenir ou gérer un numéro d’entreprise (NEQ/NE);
- Déposer les déclarations fiscales (T2, CO-17);
- Répondre à une vérification ou recevoir des avis officiels.
Pour assurer une saine gouvernance et une responsabilité claire:
En cas de litige ou de problème fiscal, il est crucial de pouvoir identifier clairement qui avait la responsabilité de quoi au sein du conseil. Cela protège à la fois le syndicat et les administrateurs individuellement.

Ce que vous devez faire:

Tenir une réunion du conseil pour attribuer les fonctions officielles à vos administrateurs.
Déclarer ou mettre à jour ces informations au Registre des entreprises, dans la section “Administrateurs”.
Conserver des copies des résolutions et mettre à jour vos registres internes.

En conclusion, ne pas nommer formellement les officiers d’un syndicat de copropriété revient à piloter sans carte : cela nuit à votre efficacité et complique les démarches essentielles avec les autorités fiscales. Une petite démarche administrative aujourd’hui peut vous éviter bien des maux de tête demain.